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Coordinaci%u00f3n de la Investigaci%u00f3n Cient%u00edfica 41A%u00f1o 15 /Mayo - Junio / No. 87 U.M.S.N.H.proceso de la Gesti%u00f3n Documental y la Archiv%u00edstica regulado por la legislaci%u00f3n mexicana en materia de archivos p%u00fablicos. A ello se suma la pr%u00e1ctica de enviar copias a m%u00faltiples departamentos %u00abpara que todos est%u00e9n enterados%u00bb de las actividades que se realizan en determinada %u00e1rea de la instituci%u00f3n.La propia estructura de las instituciones es otro factor que ayuda a explicar este problema. En ellas existen numerosas %u00e1reas y funcionarios que elaboran y distribuyen copias de documentos,incluso cuando algunos de los asuntos tratados no corresponden a las atribuciones de las unidades receptoras. No solo influye el n%u00famero de %u00e1reas o de servidores p%u00fablicos, sino tambi%u00e9n el conocimiento limitado que, en ocasiones, se tiene sobre las funciones y responsabilidades de cada espacio de trabajo.Por ello, una parte importante de la documentaci%u00f3n institucional se produce de manera desordenada y, en consecuencia, da lugar a fondos documentales con problemas de organizaci%u00f3n, sin considerar adem%u00e1s la calidad de los documentos generados. Esta forma de operar favorece el incremento del volumen documental y del desorden administrativo, derivado de la existencia de tr%u00e1mites duplicados, estructuras organizativas mal dise%u00f1adas y actividades o funciones poco justificadas.En este contexto, la generaci%u00f3n excesiva de documentos y los problemas relacionados con su calidad tambi%u00e9n pueden asociarse con factores como la ineficacia administrativa, la rotaci%u00f3n constante de personal, la ocupaci%u00f3n temporal o pol%u00edtica de determinados cargos y la falta de capacitaci%u00f3n de algunos servidores p%u00fablicos para desempe%u00f1ar adecuadamente sus funciones. Todo ello genera dificultades para las instituciones p%u00fablicas en distintos %u00e1mbitos.Este tema permite reflexionar sobre dos extremos igualmente problem%u00e1ticos. Por un lado, se encuentra la falta de documentaci%u00f3n de los actos y decisiones p%u00fablicas, lo cual resulta inadecuado. Por otro lado, est%u00e1 la sobreproducci%u00f3n documental, ya que generar una cantidad excesiva de documentos incrementa innecesariamente el volumen de informaci%u00f3n, lo que representa un problema tanto para las oficinas como para los archivos p%u00fablicos.El problema es real y se presenta en numerosas instituciones p%u00fablicas de diversa naturaleza, desde escuelas de nivel primaria y secundaria, unihttps://pixabay.com/es/photos/archivos-rda-archivo-1633406/