Artículo
La desmedida producción de documentos públicos y su desventaja
Juan Escobedo-Romero
Resumen
En las oficinas de las instituciones públicas se producen y reciben documentos que constituyen la evidencia de que un servicio o trámite se está llevando a cabo. Sin embargo, uno de los principales problemas que enfrentan estas dependencias es la producción excesiva de documentos con el fin de demostrar el cumplimiento de actividades y funciones. Esta situación dificulta la consulta, el acceso y el aprovechamiento tanto de los documentos como de la información que contienen.
Palabras clave: Documentos, información, oficinas públicas.
RECIBIDO: 11/09/2024; ACEPTADO: 18/03/2025; PUBLICADO: 30/o6/2026
Los documentos
Actualmente, producir un documento es una tarea sencilla. Puede hacerse en casa, en la escuela y, por supuesto, en las oficinas de las instituciones públicas. Sin embargo, esta facilidad para generar documentos ha dado lugar a un problema: la acumulación excesiva. En ocasiones, el volumen es tan grande que resulta difícil disponer de los documentos de manera inmediata cuando se requieren.
Para explicar este problema, dejemos de lado por ahora lo que ocurre en los hogares y con los documentos personales; ese será un tema para otra ocasión. En esta ocasión, me interesa abordar la producción documental en las oficinas públicas, ya que el volumen excesivo de documentos genera, o ha generado, dificultades para su procesamiento y para la conformación de archivos debidamente organizados y controlados.
También es importante señalar que esta producción excesiva de documentos es conocida como «explosión de la información documental», entendida como la acumulación de información plasmada en documentos que se generan a partir de facultades, actividades, servicios, funciones y, más recientemente, de obligaciones relacionadas con la rendición de cuentas, la transparencia y el acceso a la información. Estos factores han colocado a los documentos producidos en las oficinas públicas en un nivel de gran relevancia.
Cabe mencionar que, además del problema que representa el gran volumen documental, existe otro relacionado con la calidad de los documentos. Desde la perspectiva de las Ciencias de la Información Documental, particularmente de la Archivística y la Gestión Documental, estos deberían caracterizarse por su claridad, precisión y pertinencia.
Existen diversos factores que ayudan a explicar esta problemática, la cual se manifiesta de manera recurrente en numerosas organizaciones mexicanas, tanto federales como estatales, así como en las universidades públicas.
Una explicación del origen de este problema se encuentra en los medios utilizados para producir documentos, principalmente a partir del uso de equipos de cómputo y programas destinados al procesamiento de textos, números e imágenes. Gracias a estos recursos, la creación de documentos se ha vuelto más sencilla y rápida, al igual que la generación de distintas versiones de un mismo documento. Por ejemplo, obtener una versión impresa resulta muy fácil, pues únicamente se requiere contar con una impresora.
Sin embargo, esta facilidad da lugar a una variante del problema: producir una gran cantidad de documentación también implica generar dos o más versiones de un mismo documento. Generalmente, existe una versión digital elaborada mediante herramientas tecnológicas y una versión impresa. La situación se vuelve más compleja cuando se añade una tercera versión que, aunque no corresponde al formato original ni a una impresión física, posee características distintas. Se trata de archivos diseñados para su consulta sin posibilidad de modificación, como los documentos en formato PDF (Portable Document Format o Formato de Documento Portátil), que requieren de un equipo de cómputo tanto para su creación como para su revisión.
Por otra parte, entre las versiones impresas también debe considerarse la copia simple de un documento,obtenida mediante fotocopiado. Esta reproducción puede generarse con la misma rapidez, ya que las oficinas suelen contar con equipos destinados tanto a la impresión como a la reproducción de oficios, cartas, memorándums, comunicados, solicitudes y otros documentos administrativos.
No obstante, esta dinámica corresponde principalmente a los últimos veinte años. Antes de ello se empleaban otros medios de reproducción documental, como el papel carbón, que permitía generar las llamadas copias al carbón. De hecho, este tipo de documentos todavía puede consultarse en algunos archivos históricos de México, tanto por el público en general como por especialistas.
Las prácticas de los empleados en las oficinas públicas constituyen otra forma de explicar la sobreproducción documental. En este sentido, conservar copias de documentos «por si acaso se llegan a necesitar» es una de las justificaciones más frecuentes para mantener duplicados y generar carpetas o archivos alternos a los oficiales. Asimismo, entre muchos servidores públicos existe el temor de eliminar documentos, lo que propicia su reproducción bajo la idea de que «podrían necesitarse en el futuro». Esta situación comienza a controlarse mediante la baja documental, un proceso de la Gestión Documental y la Archivística regulado por la legislación mexicana en materia de archivos públicos. A ello se suma la práctica de enviar copias a múltiples departamentos «para que todos estén enterados» de las actividades que se realizan en determinada área de la institución.
La propia estructura de las instituciones es otro factor que ayuda a explicar este problema. En ellas existen numerosas áreas y funcionarios que elaboran y distribuyen copias de documentos, incluso cuando algunos de los asuntos tratados no corresponden a las atribuciones de las unidades receptoras. No solo influye el número de áreas o de servidores públicos, sino también el conocimiento limitado que, en ocasiones, se tiene sobre las funciones y responsabilidades de cada espacio de trabajo.
Por ello, una parte importante de la documentación institucional se produce de manera desordenada y, en consecuencia, da lugar a fondos documentales con problemas de organización, sin considerar además la calidad de los documentos generados. Esta forma de operar favorece el incremento del volumen documental y del desorden administrativo, derivado de la existencia de trámites duplicados, estructuras organizativas mal diseñadas y actividades o funciones poco justificadas.
En este contexto, la generación excesiva de documentos y los problemas relacionados con su calidad también pueden asociarse con factores como la ineficacia administrativa, la rotación constante de personal, la ocupación temporal o política de determinados cargos y la falta de capacitación de algunos servidores públicos para desempeñar adecuadamente sus funciones. Todo ello genera dificultades para las instituciones públicas en distintos ámbitos.
Este tema permite reflexionar sobre dos extremos igualmente problemáticos. Por un lado, se encuentra la falta de documentación de los actos y decisiones públicas, lo cual resulta inadecuado. Por otro lado, está la sobreproducción documental, ya que generar una cantidad excesiva de documentos incrementa innecesariamente el volumen de información, lo que representa un problema tanto para las oficinas como para los archivos públicos.
El problema es real y se presenta en numerosas instituciones públicas de diversa naturaleza, desde escuelas de nivel primaria y secundaria, universidades y hospitales, hasta ayuntamientos, secretarías de gobierno, sindicatos, entre otras organizaciones. La solución a esta problemática puede surgir desde distintos ámbitos. Por ejemplo, mediante la capacitación continua y la profesionalización de los servidores públicos, así como desde el campo de las Ciencias de la Información Documental, a través de la incorporación de especialistas capaces de implementar procesos uniformes para la gestión y el control de la documentación.
Entre estos procesos se encuentran la creación de instrumentos que regulen la producción documental,el diseño de flujos documentales y la implementación de sistemas institucionales de archivos que permitan el tránsito ordenado de los documentos dentro de las instituciones públicas. Asimismo, resulta indispensable contar con manuales de procedimientos para la elaboración de documentos, alineados con la estructura organizacional, las funciones institucionales y los tiempos o periodos propios de cada organismo, de acuerdo con sus objetivos.
De igual manera, es fundamental diseñar y aprobar planes de gestión documental que contemplen tanto el control de los documentos producidos internamente como de aquellos que se reciben. Estos documentos deben cumplir criterios de calidad, claridad y precisión. Por ejemplo, debe identificarse claramente a quién se dirige un documento; de lo contrario, el trámite correspondiente podría retrasarse o no avanzar conforme a lo previsto, acumulándose junto con otros documentos pendientes de atención.
Finalmente, es necesario señalar que atender esta problemática constituye una responsabilidad inherente a toda persona que desempeñe funciones en el servicio público. Actualmente, el marco jurídico mexicano en materia de documentos y archivos facilita el cumplimiento de estas obligaciones. Un ejemplo de ello es la Ley General de Archivos, la cual establece una metodología para el control documental y orienta las acciones de las instituciones para identificar en qué momento, quiénes y qué tipo de documentos deben producirse.Además, proporciona herramientas para limitar y eliminar prácticas que fomentan la generación de documentación innecesaria.
En cuanto a la profesionalización de las actividades relacionadas con la gestión documental y la información, una alternativa es la formación académica especializada. En este sentido, la Facultad de Ciencias de la Información de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí ofrece actualmente programas de licenciatura y posgrado en modalidad a distancia, dirigidos a personas interesadas en el estudio y la gestión de diversos tipos de documentos.
Juan Escobedo-Romero. Profesor de Tiempo Completo, Facultad de Ciencias de la Información, Universidad Autónoma de San Luis Potosí. SLP, México. juan.escobedo@uaslp.mx
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